24.02.2012
Назад к списку статей
Несмотря на повсеместную автоматизацию офисной работы, количество рабочих документов не уменьшается, а, напротив, постоянно растет. Разобраться в их многообразии, особенно в крупных предприятиях с несколькими видами деятельности, не представляется возможным. Бесконечное количество папок на рабочем столе, с файлами, именованными в спешном порядке, поиск в которых нужного приказа или счета занимает по полчаса и делает делопроизводство нефункциональным, - не лучший вариант, при условии, что сегодня предъявляются особые требования к производительности труда офисных сотрудников, и подобные напрасные расходы рабочего времени недопустимы. С целью упорядочить и систематизировать документооборот, специалисты по разработке ПО создали несколько программных решений, предназначенных для учета и движения документов в современной компании. Теперь и деловая переписка, и внутренние распоряжения, и рабочие файлы, и нормативная документация могут быть найдены за несколько секунд – достаточно задать соответствующий поиск, чтобы документ был отображен на рабочем столе.
Все больше предприятий сталкиваются с необходимостью осуществления электронного документооборота. Если в офисе проведен интранет – локальная сеть для связи сотрудников, установка и наладка соответствующего программного обеспечения не займет много времени и позволит раз и навсегда решить проблему неурегулированного хранения бумаг разного содержания. Учитывая потребность предприятий разных сфер деятельности в решениях, учитывающих особенности деятельности и организации офисной работы, сегодня разработчики корпоративных программных пакетов готовы предложить их вниманию:
• Универсальные решения, подходящие для использовании в любой компании;
• Системы управления отдельными видами корпоративной документации;
• Программные решения для групповой работы;
• Встраиваемые системы, организующие электронный документооборот на предприятиях, где уже установлены и эксплуатируются те или иные корпоративные информационные системы.
Для тех, кто еще не знаком с возможностями электронных систем документооборота, их перечисление станет приятным открытием. С помощью предлагаемых программных решений, удается устранить любое неудобство в работе, сопряженное с необходимостью организации хранения и контроля доступа к бумагам со стороны сотрудников. Любые документы, будь то письмо- заявка с просьбой создать корпоративный портал, внутренние распорядительные документы, акты взаиморасчетов или договора, размещаются на хранение, с учетом предустановок санкционированного доступа. Все изменения, которые были в них внесены, фиксируются и отображаются в рабочем журнале. А удобная функция поиска позволяет быстро найти нужный бланк или файл, для его пересылки, распечатки или редактирования.
Говоря о преимуществах, обусловивших популярность программ организации делопроизводства и документооборота, необходимо особо выделить:
• Неограниченное количество файлов, которые могут храниться в архиве программы;
• Возможность размещения файлов на хранение в исходном формате, без сжатия или конвертации;
• Встроенная функция журнала работы пользователей, позволяющая отследить доступ сотрудников к тому или иному документу;
• Поддержка различных версий типовых документов, используемых в повседневной работе компании;
• Функция поддержки полнотекстовой индексации;
• Возможность отказаться от использования и хранения документов на бумажных носителях;
• Повышение производительности труда офисных сотрудников.
В настоящее время, можно с уверенностью сказать, что использование электронных систем документооборота позволяет оптимизировать управление предприятием и усовершенствовать его повседневную работу, благодаря повышению производительности труда.
Information support and design © RSoft, Ltd.